THÔNG TIN 2

Câu 12 : So sánh và phân tích việc khai thác và xử lý thông tin truyền thống ( văn bản ) và thông tin hiện đại ( số hóa ).ví dụ minh họa.
1.Thông tin ở dạng truyền thống:
- Được chứa đựng trong một vật cụ thể nào đó.
- Được tìm thấy ở những vị trĩ xác định.
+ Hệ thống hồ sơ lưu trữ.
+ Thư mục tại thư viện.
- Quản lý thông tin có nghĩa là quản lý các thư mục cụ thể, khá cững nhắc.
- Để tìm kiếm được thông tin chúng ta cần có sự hỗ trợ của những người có trách nhiệm.
- Ví dụ : Để mượn quyển sách vừa ý trên thư viện,chúng ta phải tra quyển sách đó trong các thư mục.
2.Thông tin ở dạng số hóa.
- Không có dạng thức cố định.
- Có thể tìm thấy ở bất cử đâu, đặc biệt là Internet.
- Phương thức quản lý linh hoạt.
- Tìm kiếm dễ dàng.
- Ví dụ : Muốn tìm kiếm các học thuyết quản lý trên thế giới, chúng ta có thể thông qua các phương tiện như Internet để tìm kiếm sẽ rất nhanh chóng và đơn giản.
Câu 13 : Trình bày hiểu biết của anh ( chị ) về hệ thông thông tin quản lý.Trong một số tổ chức thường có những hệ thống thông tin quản lý nào.
1.Hệ thống thông tin quản lý:
- Hệ thống là tập hợp nhiều phần tử ( đối tượng) có mối liên hệ tương tác với nhau, ràng buộc nhau một cách có quy luật để tạo thành một hệ thống thống nhất nhằm thực hiện một số chức năng hay một số mục tiêu nhất định.
- Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống hợp nhất các cơ sở dưc liệu và các dòng thông tin làm tối ưu hóa cho việc thu thập,phân tích,lưu trữ, truyền dẫn và trình bầy thông tin trong một tổ chức nhiều cấp, có nhiều thành phần thức hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau nhằm đạt được mục tiêu thống nhất của hoạt động quản lý.
- Các nhiệm vụ của hệ thống thông tin quản lý:
+ Làm cơ sở cho việc ra quyết định.
+ Thống nhất hóa thông tin.
+ Bản chất của vấn đề là tổng hơp thông tin.
+ Giảm bớt khó khăn,nhiễu của thông tin.
- Đặc trưng của hệ thoongt thông tin quản lý:
+ Hỗ trợ chức năng xử lý dữ liệu trong các hoạt động nghiệp vụ từ giao dịch đến phân tích, lữu trữ và ra quyết định.
+ Sử dụng các cơ sở dữ liệu thống nhất,có nhiều chức năng xử lý dự liệu.
+ Cung cấp thông tin cho các nhà quản lý,tạo điều kiện cho họ thâm nhập vào các cơ sở dự liệu.
+ Đủ mềm dẻo dể có thể thích ứng được với những thay đổi ở mức độ nhất định về quy trình xử lý và nhu cầu của thông tin.
+ Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu và an toàn cho hệ thống,hạn chế việc thâm nhập của những người không có thẩm quyền.
- Các lợi ích của hệ thống quản lý thông tin:
+ Tâp hơp ưu thế của tất cả các hệ thống thông tin khác nhau hiện có và phối hợp các hoạt động cần thiết phục vụ cho việc quản lý,biến quy trình xử lý, sử dụng, khai thác thông tin thành một nguồn lực có giá trị trong tổ chức.
+ Đóng vai trò như một phân hệ trong sản xuất kinh doanh,nếu xét trong một doanh nghiệp.
+ Đề xuất những phương án chính thức để hiện thực hóa,việc quản lý thông tin chính xác và kịp thời.
+ Từng bước hình thành một hệ thống thông tin quản lý có thể có nhiều hệ con.
+ Một hệ thống thông tin quản lý khác bất kỳ một hệ thống xử lý thông tin chuyên biệt ở chỗ.
+ - Cơ sở dự liệu của một hệ thống thông tin quản lý cho phép linh hoạt cao.
+ - Có khả năng thích ứng các luồng thông tin
+ - Hệ thống thông tin quản lý phục vụ các nhu cầu thông tin của mọi cấp quản lý.
+ - Các nhu cầu thông tin của việc quản lý được hỗ trợ trên một cơ sở kịp thời.
2.Trong một tổ chức thường có những hệ thống thông tin quản lý sau:
- Hệ thống thông tin nhằm hỗ trợ cho các quyết định có liên quan đến các vấn đề có cấu trúc chặt chẽ như khi nào phải bổ sung kho vật tư,
- Thông thường trong một doanh nghiệp có 4 hệ thống thông tin được quan tâm như :
+ Hệ thống thông tin thương mại ( tiếp thị, quảng cáo…)
+ Hệ thống thông tin quản lý sản xuất ( cung ứng nguyên vật liệu,tổ chức sản xuất…
+ Hệ thống thông tin quản lý tại vụ ( kế toán, tài chính…)
+ Hệ thống thông tin quản lý nhân sự.
Câu 14: Khái niệm hệ thống thông tin quản lý.Giới thiệu một số hệ thống thông tin quản lý trong lĩnh vực công.Trình bày cách thức điều chỉnh hoạt động tổ chức thông qua hệ thống
thông tin quản lý.
1.Khái niệm hệ thống thông tin quản lý:
- Hệ thống là tập hợp nhiều phần tử ( đối tượng) có mối liên hệ tương tác với nhau, ràng buộc nhau một cách có quy luật để tạo thành một hệ thống thống nhất nhằm thực hiện một số chức năng hay một số mục tiêu nhất định.
- Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống hợp nhất các cơ sở dưc liệu và các dòng thông tin làm tối ưu hóa cho việc thu thập,phân tích,lưu trữ, truyền dẫn và trình bầy thông tin trong một tổ chức nhiều cấp, có nhiều thành phần thức hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau nhằm đạt được mục tiêu thống nhất của hoạt động quản lý.
2.Một số hệ thống thông tin quản lý trong lĩnh vực công:
- Mang tin học diện rộng của chính phủ:
+ Mang tin học diện rộng của chính phủ được xây dựng theo quyết định số 280.TTg 29/04/1997 của thủ tướng chính phủ,được thiết kế và xây dựng theo kiến trúc phân cấp của các cơ quan hành chính nhà nước và được chia theo các mức
+ - Mức A : cấp chính phủ.
+ - Mức B : Cấp bộ, tỉnh.
+ - Mức C : Cấp sở ban nghành, huyện, thị,hoặc cục đơn vị thuộc bộ.
+ - Mức D : cấp xã, phường.
+ Tại mức A và B sẽ hình thành các trung tâm tích hợp dữ liệu.
+ Các đơn vị hành chính cấp bộ, cấp tỉnh sẽ liên kết với nhau qua trung tâm mạng tin học diện rộng của chính phủ.
+ Các đơn vị hành chính cấp tỉnh sẽ liên kết với nhau qua trung tâm mạng tin học diện rộng của văn phòng HĐND và UBND.
+ Các đơn vị thuộc bộ,sở ban nghành thuộc tỉnh liên kết với bộ thông qua mạng diện rộng của tỉnh và chính phủ.
+ Mạng tin học diện rộng của CP ( goi là CPNET) đã được thiết kế theo kiến trúc chung của hệ thống tin học hóa quản lý nhà nước bao gồm:
+ - Một trục truyền thông bắc – nam
+ - 35 đường ISDN nối 35 cơ quan
+ - Kết nối 63 văn phòng HĐND,UBND cấp tỉnh với mạng CPNET; nhiều UBND tỉnh đã mở rộng mạng của chính phủ xuống các cơ quan cấp sở, ban, huyện,thị xã, phường.
3.Cách thức điều chỉnh hoạt động của tổ chức thông qua hệ thống tin học quản lý:
- Trước kia khi hệ thống thông tin, truyền thông chưa phát triển, người dân chưa đưa ra các câu hỏi cho thủ tướng chính phủ thì phải viết thư hoặc đến tận văn phòng chính phủ rất lâu và khó khăn.Nhưng ngày nay mọi người dân có thể hỏi và nhân câu trả lời của thủ tường ngay tại nhà mình. Thủ tướng có thể tiếp xúc với nhân dân ngay tai văn phòng chính phủ,như vậy công tác tiếp dân có sự thay đổi về hình thức.Do đó hoạt động của các cán bộ,công chức cũng phải thay đổi theo.
- Trước đây văn bản chủ yếu là viết tay,soạn thảo trên máy chữ.chưa có quy định chuẩn về cách thức nhưng ngày nay các văn bản pháp lý đều là soạn thảo trên máy tính điện tử,có quy định chặt chẽ về thể thức và nội dung văn bản.
- Tóm lại,cách thức điều chỉnh hoạt động của tổ chức thông qua hệ thống thông tin quản lý theo hướng áp dụng khoa học,công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và tác nghiệp một cách có hiệu quả nhất.
Câu 15 : Những yếu tố cấu thành hệ thống thong tin quản lý.Mô tả hoạt động của tổ chức hệ thống thông qua hệ thống thông tin quản lý.
1.Yếu tố cầu thành hệ thống thông tin quản lý:
- Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống hợp nhất các cơ sở dưc liệu và các dòng thông tin làm tối ưu hóa cho việc thu thập,phân tích,lưu trữ, truyền dẫn và trình bầy thông tin trong một tổ chức nhiều cấp, có nhiều thành phần thức hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau nhằm đạt được mục tiêu thống nhất của hoạt động quản lý.
- Hệ thống thông tin quản lý được cấu thành bởi các yếu tố : con người, máy tính, phần mềm, thủ tục, dự liệu và mạng máy tính.
+ Con người là các cán bộ, công chức nhà nước, các cán bộ,công nhân kỹ thuật trong các cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương xuống địa phương.Đây là yếu tố quan trọng nhất trong hệ thống thông tin quản lý,nếu không có yếu tố này thì hệ thống thông tin không thể vận hành được.
+ Máy tính và các thiệt bị kỹ thuật: là cơ sở vật chất kỹ thuật cho hệ thống thông tin quản lý,Sự phát triển công nghệ thông tin hiện đại đã góp phần làm cho việc xử lý thông tin ngày càng nhanh chóng,chính xác và an toàn.Trong lĩnh vực quản lý nhà nước cũng áp dụng để xử lý và soạn thảo văn bản.
+ Phần mềm : là các chương trình ứng dụng được viết dưới dạng một ngôn ngữ nhất định Ví dụ : Bộ phần mềm Microsoft office.
+ Thủ tục : là trình tự các bước vận hành và sử dụng hệ thống thông tin quản lý ( thủ tục được pháp luật quy định).
+ Dữ liệu : là các dạng vật chất chứa thông tin.Trong hệ thống thông tin quản lý có các kho dữ liệu CSDL ở cấp quốc gia, địa phương, bộ, nghành…. Và trong nội bộ cơ quan.
2 Mô tả hoạt động của tổ chức thông qua hệ thống thông tin quản lý:
- Sở nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân tỉnh,thuộc sự chỉ đạo và điều hành về chuyên môn của Bộ nội vụ.
- Sở nội vụ thực hiện chức năng quản lý về cán bô, công chức, thi đua – khen thưởng, tổ chức phi chính phủ, …
- Giám đốc sở nội vụ chịu trách nhiệm quản lý về hoạt động của cơ quan mình.Hoạt động dựa trên cơ sở chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,của mình và được quy định và lưu trữ trong kho dự liệu của tỉnh, quốc gia.
- Trong sở nội vụ,có trung tâm thông tin, trung tâm này nhận thông tin chỉ đạo của bộ nội vụ,của ủy ban nhân dân tỉnh và chuyển báo cáo lên các cơ quan này.Nhận thông tin tự quận, huyện, phòng, ban và đưa thông tin chỉ đạo về chuyên môn lĩnh vực quản lý.
- Sở nội vụ có xây dựng cơ sở dữ liệu riêng trong sở mình,đó là những tư liệu thống kê về số lượng cán bộ,công chức, viên chức trong tỉnh… Những hồ sơ cán bộ,…
- Khai thác các cơ sở dự liệu của bộ như : các văn bản của bộ ban hành, số liệu thống kê,dự liệu tiêu chuẩn nghành do bộ ban hành…
- Khai thác các cơ sở dự liệu của tỉnh: hệ thỗng các văn bản do UBND tỉnh ban hành,hệ thống các cở sở dữ liệu khác…
Câu 16: Giải thích cách quản lý và điều hành một tổ chức thông qua hệ thống thông tin.Những yếu tố nào trong tổ chức có ý nghĩa quyết định đến hệ thống thông tin trong tổ chức.
1.Giải thích cách quản lý và điều hành một tổ chức thông qua hệ thông thông tin:
- Ví dụ về hoạt động của văn phòng ủy ban nhân dân quận
+ Hoạt động của tổ chức này rất đặc thù, nó đóng vai trò là đầu mối thông tin mọi thông tin hoạt động trong tổ chức đều phải qua tổ chức này.
+ Văn phồng ủy ban nhân dân có nhiệm vụ : soạn thảo các văn bản quản lý nhà nước, lưu trữ văn bản, hồ sơ, tư vấn, cho lãnh đạo,sắp xếp lịch công tác cho lãnh đạo… nhưng chức năng quan trọng là nhận thông tin từ ngoài vào, xử lý thông tin sơ bộ,và báo cáo lãnh đạo, nhận thông tin chỉ đạo của lãnh đạo gửi tới các cá nhân, tổ chức, đơn vị, có liên quan.
+ Để thực hiện được chức năng đó, văn phòng phải thông qua hệ thống thông tin quản lý : cán bộ, nhân viên văn phòng, hệ thống máy tính, thiết bị văn phòng, mạng nội bộ, các phần mềm hoạt động và các cơ sở dữ liệu của nội bộ cơ quan, của quốc gia.
+ Ví dụ : Khi văn phòng nhận được công văn đề nghị yêu cầu của một phường trong quận, khi công văn được chuyển tới thì có nhân viên nhận và văn phòng đọc, kiểm tra nội dung của văn bản, xác định những văn bản có liên quan đến nội dung văn bản trong kho dự liệu và lên lịch để trình lãnh đạo xem xét. Sau khi lãnh đạo xem xét và có ý kiến trả lời văn phòng thì tiến hành soạn thảo công văn trình lãnh đạo ký, văn thư đóng dấu, sau đó lưu trữ một bản và gửi đến cơ quan yêu cầu. Quá trình này có thể do một cán bộ văn phòng thực hiện.
2.Con người – yếu tố có ý nghĩa quyết định thông tin trong tổ chức.
- Yếu tố con người trong tổ chức có ý nghĩa quyết định đến hệ thống thông tin trong tổ chức . Vì mọi hoạt động đều do cán bộ cụ thể tiến hành và việc hoạt động có hiệu quả hay không phụ thuộc vào năng lực trình độ, tinh thần làm việc của cán bộ, công chức.
- Máy móc phương tiện có đầy đủ, cơ sở dữ liệu có đầy đủ mà con người không biết vận hành, khai thác thì cũng không làm được việc.Do vậy, quan tâm đào tạo nguồn nhân lực là một công việc quan trọng để ngày càng phát triển hệ thống thông tin quản lý.
Câu 17 : Hiểu biết của anh ( chị ) về chính phủ điện tử ? chính phủ điện tử ở việt nam. Thực trạng và phương hướng phát triển.
1.Hiểu biết về chính phủ điện tử :
- Chính phủ điện tử gồm tự việc sử dụng ICT ( công nghệ thông tin và truyền thông ) để giải phóng các luồng thông tin nhằm khắc phục những rào cản của các hệ thống vật lý dựa trên giấy tờ truyền thống cho tới việc sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông để cải tiến việc tiếp cận và cung cấp các dịch vụ chính phủ nhằm đem lại lợi ích cho người dân , cho đối tác kinh doanh và người lao động.
- Đặc trưng :
+ Chính phủ có nhiều thông tin hữu ích.
+ Có tất cả các thông tin cần thiết và đúng lúc cho mọi người.
+ Sự dụng công nghệ thông tin để tự động hóa và triển khai các thủ tục hành chính của chính phủ.
+ Cho phép công dân có thể truy cập tới các thủ tục hành chính thông qua các phương tiện điện tử.
- Chính phủ đẩm bảo cung cấp các dịch vụ :
+ Dịch vụ công : cung cấp thông tin cho toàn dân.
+ Tương tác : cho phép mọi người có thể tiếp cận,được nhận tất cả các thông tin có liên quan đến nhu cầu của họ.
+ Giao dịch : cho phép mọi người thực hiện các hoạt động trao đổi hàng hóa.
- Mục tiêu của chính phủ điện tử :
+ Thiết lập môi trường kinh doanh thuận lợi.
+ Khách hàng trực tuyến thay cho việc xếp hàng chờ đợi.
+ Tăng cường quản lý nhà nước với sự tham gia của cộng đồng.
+ Nâng cao năng lực hiệu quả của cơ quan quản lý nhà nước.
+ Nâng cao chất lượng cuộc sống, bảo đảm công bằng trong các dịch vụ công.
- Lợi ích của chính phủ điện tử :
+ Sự liên kết đầu tư ICT với công nghệ quốc tế và các tiêu chuẩn mức kinh doanh.
+ Đơn giản hóa và tích hợp các dịch vụ của chính phủ.
+ Giảm đáng kể tổn thất về thời gian của công dân và khu vực kinh doanh trong quan hệ với chính phủ.
+ Tăng cường tính minh bạch và chống tham nhũng.
+ Tăng kỹ năng đội ngũ công chức của chính phủ.
+ Thuận tiện trong việc tăng cường nhận thức và đào tạo kỹ năng của cộng đồng bằng ICT.
- Các thành tố cấu thành lên chính phủ điện tử :
+ ICT.
+ Hệ thống thông tin điện tử.
+ Vấn đề pháp lý
+ Con người :
+ - Xây dựng, vận hành và bảo trì.
+ - Sử dụng cập nhật khai thác thông tin : chính phủ, cơ quan, doanh nghiệp…
- Các loại hình của chính phủ điện tử :
+ Cung cấp thông tin.
+ Hành chính điện tử ( đăng kí, khai báo…)
+ Tương tác điện tử ( giao tiếp, trao đổi ).
+ Đối tác điện tử ( hoạch định chính sách chiến lược ).
- Các dịch vụ được cung ứng qua chính phủ điện tử.
+ Chính phủ với công dân :
+ - Phổ biến thông tin cho công dân.
+ - Đặt hàng các dịch vụ về khai sinh, khai tử, …
+ - Nộp thuế.
+ - Tư vấn cho công dân về các dịch vụ cơ bản như ; giáo dục, chăm sóc sức khỏe.
+ Chính phủ với doanh nghiệp :
+ - Phổ biến các chính sách quy định, luật lệ.
+ - Các dịch vụ doanh nghiệp.
+ - Cung cấp các thông tin hiện hành về kinh doanh.
+ - Thủ tục đăng kí kinh doanh.
+ - Các tương tác giải pháp công việc của chính phủ đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
+ - Đơn giản hóa các quy trinh thủ tục tạo ra cơ hội bình đẳng đối với các doanh nghiệp
+ - Mua bán điện tử, lựa chọn hàng hóa, dịch vụ tốt nhất, định rõ được giá cả.
+ Chính phủ với chính phủ :
+ - Dịch vụ giữa chính phủ được thực hiện ở hai cấp : Cấp độ quốc gia dịch vụ giữa các cơ quan thuộc bộ máy chính phủ;mức độ quốc tế : dịch vụ chính phủ với các tổ chức quôc tế
- Có hai cách tiếp cận chính phủ điện tử :
+ TRên – xuống : thường được sử dụng với các quốc gia có nguyên tắc điều hành tập trung từ trên xuống. Cách này mang tính tích hợp cao.
+ Dưới – Lên : Các bộ, cơ quan, chính quyền địa phương sẽ phát triển một cách độc lập thông qua các dự án của mình, trên cơ sở các chuỗi chung và sự linh hoạt hơn.Cách này mang tính dân chủ, phát huy tính sáng tạo.
2. Chính phủ điện tử ở việt nam : thực trạng và giải pháp :
- Thực trạng :
+ Cổng thông tin điện tử của chính phủ khai trương năm 2005 nhằm cung cấp các thông tin tổng hợp về kinh tế, văn hóa, xã hội, của các đơn vị hành chính trực thuộc.
+ Hỗ trợ nhân dân trong việc tương tác với cơ quan chức năng bằng việc cung cấp thông tin hưỡng dẫn và sử dụng dịch vụ hành chính công trực tuyến.
+ Cung cấp các dịch vụ phục vụ quản lý hành chính nhà nước, tạo lập môi trường thống nhất để hộ trợ các công chức.
+ Với nghị định 43 của chính phủ đã trang bị máy tính, nối mạng đào tạo đội ngũ cán bộ sử dụng được máy tính.
+ Đề án 112 : Hơn 25000 văn bản quy phạm pháp luật, câp nhật và công bố trên cổng thông tin điện tử của chính phủ.
+ Hơn 3000 hệ thống thông tin được cài đặt tại các bộ, tỉnh.Trong đó 35% hệ thống thông tin đã được vận hành trong bộ máy hành chính.
+ Năm 2008 Nhiều cơ quan của chính phủ, các bộ, địa phương tiến hành họp giao ban qua mạng Internet.
+ Tính đến tháng 12/2008 hệ thống một cửa điện tử của TP HCM đã có 19 quận, huyện tham gia cung cấp hồ sơ hành chính cho người dân.
+ Năm 2008, TP HCM cũng đã hoàn thành việc đánh giá và triển khai thành công các phân hệ ứng dụng GIS quản lý giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và ruộng đất.
+ Cuối tháng 10 /2009 Bộ Thông tin- Truyền thông cấp giấy phép cung cấp các dịch vụ chữ kí số đầu tiên tai việt nam , giao dịch điện tử.
+ Cuối tháng 10/2009 chính phủ chính thức công bố hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.
+ Theo công bố của tổ chức mạng trực tuyến về hành chính công của Liên hợp quốc, năm 2004 việt nam đứng thứ 112 trên 191 nước về khả năng sẵn sàng của chính phủ điện tử.
- Hướng phát triển :
+ Đẩy mạnh tin học hành chính phù hợp với tiến độ tin học hóa xã hội.
+ Nâng cấp các hoạt động hành chính theo hướng đơn giản và hiệu quả.
+ Xây dựng và củng cố cơ sở hạ tầng để đẩy mạnh tin học hóa.
+ Hoàn chỉnh các vấn đề liên quan đến pháp lý, kỹ thuật.
+ Tích hợp các thông tin điện tử từ trang web, của các cơ quan hành chính nhà nước.
+ Tăng cường việc ứng dụng các dịch vụ công.
+ Cung cấp các thông tin về pháp luật và các lĩnh vực khác.
Câu 18 : Hiểu biết của anh ( chị) về chính phủ điện tử. Theo anh ( chị ) để xây dựng thành công chính phủ điện tử cần triền khai những nội dung gì.
1.Hiểu biết về chính phủ điện tử.
2.Đề xây dựng thành công chính phủ điện từ cần triển khai những nội dung sau:
- Đẩy mạnh tin học hóa hành chính:
+ Nội dung và điều kiện đảm bảo ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước.
+ Xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin.
+ Cung cấp nội dung thông tin.
+ Phát triền và sử dụng nguồn nhân lực công nghệ thông tin.
+ Đầu tư cho ứng dụng công nghệ thông tin.
- Nâng cấp các hoạt động hành chính theo hướng đơn giản và hiệu quả:
+ Xây dựng hệ thống ứng dựng cho các giao dịch với nhân dân,nâng cấp các chức năng và mối liên kết giữa các hệ thống.
+ Nâng cao khả năng quản lý hệ thống và thực hiện việc trao đổi tài liệu điện tử.
+ Tăng cường việc chia sẻ thông tin.
+ Nâng cấp cơ sở hạ tầng thông tin.
- Xây dựng và cùng cố cơ sở hạ tầng, đẩy mạnh tin học hóa hành chính:
+ Mạng thông tin diện rộng của chính phủ (CPNET), các mạng nội bộ.
+ Mội trường hệ thống mở cần mau chóng được tạo dựng.
+ Các công cụ kiểm toán và đánh giá được xác định phổ biến và được nâng cấp thường xuyên.
+ Môi trường văn phòng cần được xây dựng phù hợp với việc tin học hóa hành chính.
+ Xây dựng các dạng chuẩn về :
+ - Các chuền mạng.
+ - Các Tài liệu điện tử.
+ - Các Mã dự liệu.
- Công tác tổ chức phục vụ tin học hóa hành chính :
+ Hoàn thiện công tác tổ chức về quản lý thông tin và công nghệ thông tin trong tỉnh, thành phố,và từng bộ, nghành.
+ Ưu tiên về nguồn lực công nghệ thông tin.
- Các vấn đề pháp lý, kỹ thuật:
+ Luật giao dịch điện tử , các nghị định về chữ ký số xác thực điện tử.. cần phải được nhanh chóng hoàn thiện.
+ Ban hành luật về tội phạm máy tính.
+ Những văn bản và giải pháp liên quan đến vấn đề kiểm soát thông tin và quản lý công nghệ thông tin.
+ Cần chú ý tới những vấn đề của tin học hóa hành chính.
+ - Thương mại điện tử.
+ - Thư điện tử.
+ - Giáo dục từ xa.
Câu 19: phân tích các điều kiện và nguyên tắc xây dựng và khai thác hệ thống thông tin quản lý.Ví dụ minh họa.
1.Các điều kiện đề xây dựng và khai thác hệ thống thong tin quản lý:
- Để có thể xây dựng thành công và khai thác có hiệu quả hệ thống thông tin quản lý trong một cơ quan,tổ chức trước hết cần hội tụ đủ các điều kiện ở cả ba phương diện:
+ Lực lượng lãnh đạo.
+ Con người sử dụng và trang thiết bị được đưa vào sử dụng.
+ Các phương pháp khoa học và các thủ tục ứng dụng.
- Điều kiện về lực lượng lãnh đạo:
+ Đê hoạt động của một cơ quan tổ chức có hiệu quả, mỗi thành viên cần phải ý thức được trước hết rõ ràng ý nghĩa và mục đích của việc xây dựng và khai thác hệ thống thông tin qản lý.
+ Trước hết người lãnh đạo phải thấy được khả năng ứng dụng khoa học kỹ thuật, cụ thể là ứng dụng công nghệ thông tin trong việc thực hiện các chức năng quản lý.
+ Người quản lý phải luôn quan tâm đến vấn đề đổi mới phương pháp, kỹ thuật và công nghệ.
+ Vấn đề khai thác và nâng cao hiệu quả ứng dụng khoa học kỹ thuật thông qua con người và trang thiết bị của mỗi cơ quan phụ thuộc đáng kể ở khả năng nội tại hiện có,nhưng một phần rất quan trọng còn chịu ảnh hưởng ở cách nhìn nhận và giải quyết cụ thể của người lãnh đạo.Vì người lãnh đạo ở đây không chỉ là người chịu trách nhiệm mà còn là người duy nhất có khả năng chuẩn bị sẵn mọi điều kiện cần thiết cho hoạt động của guồng máy.
- Điều kiện về con người sử dụng và trang thiết bị được đưa vào sử dụng:
+ Trên cơ sở phân tích, thiết kế các hệ thống thông tin phục vụ cho quản lý,mỗi cơ quan tổ chức sẽ chủ động quyết định trang bị những phương tiện nào và yêu cầu các thành viên phải chuẩn bị đến đâu khả năng làm chủ máy móc trong công việc của mình.
+ Hiện nay do tốc độ phát triển rất nhanh của công nghệ thông tin, việc đánh giá và quyết định lựa chọn cụ thể như thế nào là hết sức phức tạp.
+ Về việc đào tạo bồi dưỡng,con người có khả năng làm chủ, sử dụng, khai thác,có hiệu quả các phương tiện tin học.
+ Phải đảm bảo sử dụng tốt các trang thiết bị cùng các phần ứng dụng hiện có.
- Điều kiện về các phương pháp khoa học và các thủ tục ứng dụng.
+ Trên cơ sở phân cấp tổ chức bộ máy hoạt động của cơ quan ,tổ chức,người lãnh đạo sẽ chọn mô hình hệ thống thông tin tổng thể.
+ Trong quy trình hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức đều chứa đựng những bài toán khác nhau.Vấn đề là phải thống nhất việc lựa chọn các ràng buộc, cách đánh giá khách quan và đúng mực các mục tiêu thành phần.
+ Đó cũng là tiêu chuẩn hóa các thủ tục ứng dụng.
+ Các phương pháp khoa học và các thủ tục ứng dụng trong hoạt động quản lý hành chính cũng phải được phê duyệt của lãnh đạo,để làm cơ sở pháp lý cho mọi hoạt động. Phục vụ cho công tác quản lý trước măt và sau này.
2.Các nguyên tắc xây dựng và khai thác hệ thống thông tin quản lý:
- Nguyên tắc hiệu quả:
+ Việc ứng dụng tin học trong quản lý hành chính, cụ thể là xây dựng và khai thác hệ thống thông tin quản lý không ngoài mục đích là giải quyết các bài toán quản lý sao cho có hiệu quả thống nhất.
+ Với các đối tượng khác nhau thì các bài toán cụ thể được đặt ra cụng khác nhau.
+ Ví dụ : một doanh nghiệp chế tạo máy,và chế tạo dụng cụ thì các bài toán kế hoạch hóa lịch công tác là rất quan trọng.Trong trường hợp này hiệu quả của việc giải quyết các bài toán cụ thể là : mỗi khi các nhiệm vụ sản xuất bị biến đổi thì các hệ thống đảm bảo cung cấp vật tư kỹ thuật cũng như hoạt động sản xuất đều phải kịp thời thay đổi tướng ứng.
- Nguyên tắc tiếp cận hệ thống:
+ Thực chất của nguyên tắc này là việc thiết kế,xây dựng hệ thống thông tin quản lý phải dựa trên cơ sở phân tích cả hệ thống, các đối tượng và hệ thống quản lý đối tượng.Như vậy trước hết phải xác định các mục tiêu, tiêu chuẩn đối với các hoạt động của đối tượng.
+ Bên cạnh đó,cũng cần thống nhất trong tổng hợp vấn đề trên,ngoài các vấn đề thuần túy kỹ thuật còn bào gồm những vấn đề kinh tế - tổ chức.
+ Nguyên tắc tiếp cận hệ thống đòi hỏi chúng ta phải liệt kê đầy đủ các vấn đề cần được làm sáng tỏ.
- Nguyên tắc lãnh đạo cao nhất:
+ Từ những phân tích trên thực tế có thể thấy rằng đề thực hiện hai nguyên tắc trên, trước hết cần phải có sự tham gia trực tiếp ngay từ đầu của người lãnh đạo cao nhất các đối tượng quản lý vào việc đặt hàng, phác thảo thiết kế xây dựng và áp dụng hệ thống thông tin quản lý.
- Nguyên tắc tự động hóa việc luân chuyển tài liệu:
+ Khi các tài liệu được luân chuyển trực tiếp giữa các phương tiện tin hoc với nhau thay vì việc luân chuyển thủ công giữa các khâu trước đây thi việc khai thác hệ thống thông tin quản lý mới thực sự có hiệu quả.
+ Nguyên tắc này cũng giải thích cho thực tế ứng dụng rộng rại hiện nay của các mạng máy tính trong công tác quản lý xu hướng điện tử hóa trong các hoạt động.
Câu 20: Hiểu biết về thu thập thông tin.Liên hệ thực tế.
- Đây là công đoạn có vai trò quan trọng trong quy trình xử lý thông tin vì chỉ có thu thập đầy đủ các thông tin cần thì mới đảm bảo cho ta được số liệu chính xác , phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của một hiện tượng xã hội mà chúng ta quan tâm.
- Khi thu thập thông tin cần chú ý :
+ Thông tin yêu cầu xác định rõ ràng.
+ Trách nhiệm quản lý cần được xác định và phân công rõ ràng có ý nghĩa ai làm rõ ai là người chịu trách nhiệm thu thập,duy trì tính chọn vẹn của thông tin.
+ Việc thu thập thông tin đã thu thập cần phải được quy định cẩn thận cùng với việc áp dụng các biện pháp bảo vệ thích hợp.
+ Cần phải phân tích chi phí – lợi ích cẩn thận đối với mỗi trường hợp để chọn ra những phương thức quản lý chi phí hiệu quả, nhất là các giai đoạn khác nhau của thu thập và quản lý thông tin.
+ Việc thu thập thông tin đã thu thập cần phải được quy định cẩn thận cùng với việc áp dụng các biện pháp bảo vệ thích hợp.
+ Tìm kiếm các tài liệu liên quan đến nội dung hoặc chủ đề quan tâm.
+ Cần xác định rõ mục đích tìm kiếm.
+ Nên lướt xem qua các tài liệu được cho là quan trọng có nội dung liên quan đến mục đích tìm kiếm.
- Việc thu thập, tìm kiếm thông tin:
+ Theo phương thức hành chính:
+ - Báo cáo hành chính ( báo cáo đột xuất, báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ).
+ - Điều tra.
+ - Tổ chức các cuộc họp.
+ - Điều tra là hình thức thu thập thông tin trong điều kiện không có báo cáo,là tổ chức một cách khoa học, theo cách thiết kế nhất định để thu thập thông tin ban đầu về đối tượng nghiên cứu.
+ - Trong nền kính tế thị trường, thông tin điaàu tra có vai trò quan trọng.
+ Khi điều tra thu thập thông tin cần phải chú ý bốn yếu tố :
+ - Đối tượng phản ánh của thông tin.
+ - Chuyện gì đã sảy ra.
+ - Khi nào sảy ra.
+ - Xảy ra ở đâu.
+ Để kết quả điều tra tốt nhất, cần lập phương án điều tra:
+ - Xác định mục tiêu điều tra.
+ - Đối tượng điều tra.
+ - Phạm vi điều tra.
+ - Nội dung điều tra.
+ - Định thời gian và phương pháp: Phương pháp trực tiếp : tự quan sát;phương pháp gián tiếp: thu thập thông tin liên quan đến đối tượng điều tra.
- Hai hình thức điều tra:
+ Báo cáo định kỳ : nội dung, phương pháp, chế độ báo cáo thống nhất do cơ quan có thẩm quyền quyết định.Có nhiều thuận lợi.
+ Điều tra chuyên môn: Điều tra toàn bộ và điều tra không toàn bộ.
- Sai sót khi điều tra và cách khắc phục : sai do đăng ký, ghi chép;sai do tính đại diện của các đơn vị được chọn ra từ tổng thể điều tra.
+ Tổ chức cuộc họp để thu thập thông tin.
- Mục tiêu :
+ Thu hút tối đa số người quan tâm đến những vấn đề liên quan.
+ Giải thích những vấn đề còn chưa rõ ràng.
+ Gặp gỡ trực tiếp với nhau.
+ Thống nhất hoặc xem xét lại các mục tiêu.
+ Báo cáo tiến độ công việc.
+ Phân công trách nhiệm và nhận trách nhiệm.
+ Ra quyết định tập thể.
+ Đề ra quyết định cá nhân được cảm nhận nhanh chóng.
+ Phổ biến và thông báo những thonong tin mới.
- Nguyên tắc cơ bản khi điều hành cuộc họp:
+ Cuộc họp có hiệu quả là cuộc họp có người tham gia phát biểu ý kiến và nêu ra những thông tin mới.
+ Người điều hành phải khéo léo và có nghệ thuật.
+ Thảo luận các vấn đề trọng tâm của cuộc họp.
+ Ghi biên bản cuộc họp.
+ Theo phương pháp phi hành chính:
+ - Lấy ý kiến nhân dân : lấy ý kiến nhân dân theo con đường vận động chính trị là thông qua các cấp chính quyền.
+ - Điều tra dư luận xã hội.
+ Mục đích :
+ - Góp phần hoàn thiện công tác lãnh đạo, quản lý trên cơ sở khoa học.
+- Phát huy quyền làm chủ của nhân dân.
+ - Tăng cường mối quan hệ giữa cơ quan nhà nước với quần chúng nhân dân.
+ - Là nguồn thông tin phản hồi.
+ Đặc điểm : Việc làm có tính chất chớp nhoáng( thời gian ngắn,quy mô hẹp); Việc làm không công bố,kết quả không có tính chất chính thức ư.
+ - Quan sát là phương pháp thu thập thông tin,dư luận bằng tri giác trực tiếp trong điều kiện hoàn toàn tự nhiện hoặc ghi chép lại.
+ - Trưng cầu ý dân : Bỏ phiếu trưng cầu ý dân;kết quả có thể công bố hoặc không công bố;việc sử dụng có tính chất pháp lý.