THÔNG TIN 1

MÔN THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC:

Câu 1 : Trình bày hiểu biết của anh (chị ) về thông tin trong quản lý ( khái niệm, các nguồn tạo ra thông tin quản lý, định hướng thông tin quản lý.) liên hệ thực tế:

1.Khái niệm :
- Thông tin là tất cả những gì có thể giúp con người hiểu được về đối tượng mà mình quan tâm.
- Thông tin trong quản lý là những tín hiệu được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định.
- Thông tin trong quản lý gắn liền với quyết định quản lý.
- Có thể xem thông tin trong quản lý như là hệ thần kinh của hệ thống quản lý nó có mặt và tác động đến mọi khâu của quá trình quản lý.
2.Đặc điểm của thông tin trong quản lý:
- Thông tin quản lý khác với tin tức thông thường của các phương tiện thông tin đại chúng. Thông tin quản lý đòi hỏi người nhận phải hiểu đúng ý nghĩa của thông điệp .Bởi vậy thông tin quản lý bên cạnh tính thông điệp còn phải có địa chỉ cụ thể của người gửi và người nhận, phải có tác dụng giúp người nhận ra được các quyết định quản lý, làm thay đổi trạng thái bất động của hệ thống.
- Thông tn quản lý là sản phẩm của lao động quản lý, đồng thời là những thông điệp tin tức có lợi cho hệ thống quản lý.Giống như tri thức và nhiều sản phẩm trí tuệ, giá trị thông tin của thông tin quản lý không bị mất đi mà thậm chí còn được tăng lên trong quá trình tiêu dùng, thông tin quản lý rất dễ sao chép và nhân bản, những giá trị kinh tế của thông tin quản lý lại có xu hướng giảm dần theo thời gian.
- Thông tin quản lý gắn liền với quyền uy, quyền lực lãnh đạo. Trên bình diện xã hội, việc lắm giữ thông tin đại chúng được xem như quyền lực thứ tư nhiều khi quyền lực của nó mạnh hơn những quyền lực cơ bản trong tam quyền phân lập. Trong thời đại kinh tế tri thức, những nghành sử dụng thông tin nhiều để tạo được những sản phẩm có hàm lượng thông tin cao đều chờ thành những nghành có vai trò ngày càng quan trọng.
3.Các nguồn tạo ra thông tin trong quản lý:
- Các quyết định và hành động thực hiện các đạo luật và các văn bản pháp luật khác.
- Phục vụ và bảo vệ quyền tự do của công dân, thông tin chỉ thị quản lý.
- Thông tin về các mối liên hệ ngược trong quá trình quản lý.
- Các tình huống có vấn đề, sung đột, cực đoan, và các tình huống phức tạp khác cần có sự can thiệp, tác nghiệp và chủ động mạnh mẽ của chủ thể quản lý.
- Nguồn của thông tin tạo ra từ các tình huống ( tình huống có vấn đề).
+ Xuất hiện khi bộc lộ những sai lệch nghiêm trọng so với các tham số hoạt động đã định trước của các khách thể bị quản lý.
+ Khi xuất hiện những nghi ngờ về khả năng đạt được mục tiêu đã đề ra.
+ Trong quan hệ thông tin, tình huống có vấn đề cần dựa trên những tin tức và số liệu thực tế.
+ Tình huống xung đột thể hiện ở sự xuất hiện những mâu thuẫn mà người tham gia các quan hệ quản lý và các quan hệ khác .
- Thông tin quản lý có thể từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức
+ Thông tin nội bộ tổ chức thường được lấy qua báo cáo, sổ sách của tổ chức.
+ Thông tin bên ngoài có thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức liên quan, các nhà cung cấp…

4.Định hướng thông tin trong quản lý:
- Theo vị tria và vai trò của chủ thể quản lý trong hệ thống sinh hoạt đời sống cá nhân và xã hội của con người tương ứng với thẩm quyền chủ thể quản lý.
- Theo đặc điểm và phân cấp của các đạo luật và các văn bản quy phạm pháp luật khác bắt buộc phải thực hiện trong quá trình quản lý.
- Theo các tính chất, hình thức, quy luật của khách thể bị quản lý vốn phân hóa và cụ thể hóa các tác động quản lý của chủ thể quản lý cũng như hình thành các loại quan hệ đặc thù.
- Theo sự tiếp thu của tác động quản lý và những thay đổi tương ứng dưới ảnh hưởng của chúng là điều chứng tỏ về sự phát triển của các khách thể quản lý .
Câu 2 : Tại sao nói trong quản lý, thông tin vừa là nguyên liệu vừa là sản phẩm. Thông tin trong quản lý và việc ra quyết định ảnh hưởng qua lại như thể nào. Cho ví dụ minh họa.

1. Thông tin vừa là nguyên liệu, vừa là sản phẩm:
- Thông tin vào Xử lý thông tin Thông tin ra.
- Đây là chu trình xử lý thông tin chung, mọi thông tin được đem vào xử lý được gọi là thông tin đầu vào hay nói cách khác hông tin vào là nguyên liệu cho cả chu trình xử lý. Kết quả là cho một sản phẩm thông tin đầu ra.
- Trong hoạt động quản lý, thông tin được xử lý ở nhiều khâu, nhiều tầng nấc, nhiều cấp khác nhau do đó cùng một thông tin có thể vừa là thông tin đầu vào của quá trình này vừa là thông tin đầu ra của quá trình khác nói cách khác nó vùa là nguyên liệu vừa là sản phẩm.
- Ví dụ : Ủy ban nhân dân tỉnh H Gửi công văn đôn đốc nhắc nhở các huyện trong tỉnh đẩy mạnh công tác phòng chống dịch cúm gia cầm đã được triển khai.
- Như vậy công văn đó chính là văn bản chứa thông tin đã được xử lý - nó là sản phẩm của ủy ban nhân dân tỉnh, Nhưng nó lại là nguyên liệu đối với các huyện, các đơn vị cấp dưới, vì sau khi nhận được công văn thì các ủy ban nhân dân huyện bắt đầu phân tích thông tin trong công văn của tỉnh và ra quyết định thực hiện công văn đó xuống cấp dưới.
2.Thông tin trong quản lý và việc ra quyết định ảnh hưởng qua lại:
- Việc phân cấp quản lý cho thấy hoạt động quản lý ở mỗi cơ quan, tổ chức được chia thành bốn mức là : chiến lược, sách lược, tác nghiệp và thừa hành .
+ Các dự liệu ở mức thừa hành ( tác nghiệp trực tiếp ) được xử lý và cung cấp cho việc làm quyết định ở mức giám sát bộ phận ( giám sát tác nghiệp), từ đó thông tin chuyển tiếp để phục vụ cho việc làm quyết định ở các mức sách lược và chiến lược.
+ Nhà quản lý ở mức chiến lược xác định các chiến lược dài hạn, đặt ra các mục tiêu của cơ quan, tổ chức và đường lối nhất quán với mực tiêu đó.
+ - Nhà quản lý ở mức chiến lược phải có tầm nhìn bao quát cả cơ quan, doanh nghiệp và môi trường kinh doanh, xã hội, và nhìn theo chiều lâu dài.
+ - Do đó, yêu cầu xử lý thông tin mang tính tổng hợp, dự phòng , không có cơ cấu cố định, có khi được đòi hỏi bất thường và trả lời nhanh.
+ Nhà quản lý ở mức sách lược chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu và đường lối ở mức chiến lược ấn định.Để làm được việc nầy, nhà quản lý ở mức sách lược phải xác định các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện.
+ - Họ có tấm nhìn chiến thuật, bao quát đơn vị, các chi nhánh nội bộ nhng ít chú ý tới môi trường bên ngoài và thường nhìn tương đối lâu đài.
+ - Yêu cầu xử lý thông tin của tầng này mang tính nửa tổng hợp, nửa cơ cấu, đôi khi cũng cần có dự phòng.
+ - Nhìn chung tầng này thường làm việc theo kế hoạch, theo sự phối hợp đã được đặt ra từ trước và bám sát vào sự vận hành của tổ chức và bắt đầu mang một sức ì nào đó trước các tác động từ bên ngoài.
+ Nhà quản lý và nhu cầu thông tin ở mức tác nghiệp:
+ - Nhà quản lý có các nhiệm vụ đã được định rõ, có thể kéo dài cả ngày, cả tuần…
+ - Nhìn chung nhiệm vụ của họ ở mức ngắn hạn.
+ - Yêu cầu của họ thường bao gồm các phản hồi hoạt động. thông tin có sẵn ở mức tác nghiệp thường được xác định.
+ - Ở mức tác nghiệp, đánh giá cá nhân và trực giác chỉ đóng vai trò có giới hạn trong quy trình ra quyết định.
+ Nhà quản lý ở mức thừa hành:
+ - Các dự liệu ở mức thừa hành dược xử lý và cung cấp cho việc ra quyết định ở mức giám sát bộ phận.
+ - Ở mức này, nhân viên thực hiện các công việc sự vụ hàng ngày, lặp đi lặp lai …
+ - Yêu cầu xử lý thông tin mang tính thường xuyên.

Câu 3 : Phân loại thông tin trong quản lý.Minh họa bằng thực tế.
1.Phân loại thông tin trong quản lý:
- Hoạt động quản lý bao gồm các khâu : phân tích, dự đoán, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra.Để thực hiện mỗi khâu và để toàn bộ quá trình được tiến hành nhịp nhàng, có kết quả, không thể thiếu vật liệu cơ bàn là thông tin.
- Có nhiều loại thông tin khác nhau, mỗi loại thông tin đều có biểu hiện riêng, đều mang những đặc thù riêng và yêu cầu riêng về phạm vi, hiệu quả, cách thức sử dụng, và khai thác cũng như vai trò, tác dụng nhất định trong thực tiễn.
1.1 Theo yêu cầu sử dụng:
- Thông tin chỉ đạo: thể hiện qua những quyết định nhằm tác động, điều chỉnh hoạt động của một hoặc một số lĩnh vực theo yêu cầu của quản lý.Thường là những mệnh lệnh văn bản quy định về một hoặc nhiều vấn đề cụ thể trong quản lý.
- Thông tin báo cáo: thể hiện qua những số liệu phân tích, tổng hợp mô tả điễn biến đặc điểm của một lĩnh vực hoạt động.
- Thông tin lưu trữ : thông tin lưu trữ là những văn bản, bảng biểu, số liệu, hình ảnh , băng địa…có ghi nội dung lưu trữ làm cơ sở phục vụ cho hoạt động tương lai.
1.2 Theo chức năng :
- Thông tin pháp lý: bao gồm những thông tin thuộc quy phạm pháp lý của nhà nước quy định về chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn, nghĩa vụ và các vấn đề liên quan đến đối tượng chịu sự chỉ đạo của cơ quan có thẩm quyền.
+ Thông tin pháp lý mang tính cố định hoặc tương đối cố định có giá trị trong một thời gian xác định
- Thông tin thực tiễn : bao gồm những thông tin phản ánh về hiện trạng hoạt động của đối tượng quản lý, những thông tin phát sinh trong quá trình hoạt động và những thông tin khách quan nảy sinh trong quá trình hoạt động của quản lý nhà nước.
+ Về nguyên tắc thông tin thực tiễn phải thể hiện khách quan, phù hợp với quy luật phát triển, bảo đảm tính chính xác đầy đủ kịp thời ảnh hưởng tới quá trình vận động, phát triển của đối tượng quản lý.
- Thông tin dự báo : là những thông tin về sự vật hiện tượng sự việc có khả năng sảy ra để phục vụ cho việc phân tích tình hình.
1.3 Theo vị trí :
- Thông tin gốc : là thông tin vốn có thể hiện bản chất của đối tượng quản lý hoặc những thông tin xuất hiện do nhu cầu của quá trình quản lý có giá trị nền tảng, cơ sở cho sự hoạt động của những thông tin khác.
- Thông tin phát sinh : là thông tin xuất hiện trong quá trình hoạt động của hệ thống, là sản phẩm của quá trình thực tiễn nầy sinh từ hệ thống thừa hành trong hệ thống quản lý.
- Thông tin kết quả: là những thông tin phản ánh kết quả của quá trình xử lý thông tin, thể hiện dưới dạng số liệu tổng hợp, thống kê, dự báo , …
- Thông tin tra cứu: là những thông tin liên quan đến quá trình hoạt động của hệ thống, được cất giữ ( lưu trữ) và khai thác sử dụng phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống.
1.4 Theo đặc điểm – tính chất:
- Thông tin kinh tế.
- Thông tin văn hóa – tư tưởng.
- Thông tin khoa học – kỹ thuật và công nghệ.
- Thông tin chính trị.
- Thông tin an ninh quốc phòng.
- Thông tin ngoại giao và quốc tế.
- …………………………….
1.5 Theo tính ổn định :
- Thông tin được quy ước thành không đổi.
- Thông tin biến đổi.
1.6 Theo phương hướng chuyển động:
- Thông tin vào.
- Thông tin ra.
- Thông tin trung gian.
Câu 4 : Đặc trưng của thông tin trong quản lý hành chính nhà nước.Chu trình quản lý thông tin trong quản lý hành chính nhà nước. Liên hệ thực tế.
1.Đặc trưng thông tin trong quản lý hành chính nhà nước:
- Thông tin trong quản lý hành chính nhà nước cũng là một loại thông tin của quản lý nên nó mang đặc điểm của thông tin trong quản lý.
+ Thông tin vừa là nguyên liệu vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý hành chính nhà nước.
+ Thông tin không bị mất đi trong quá trình sử dụng mà nó còn được nhân lên.
+ Giá trị của thông tin chỉ được phát huy khi chủ thể và khách thể đều biết và thực hiện theo nội dung của thông tin.
+ Thông tin là tài sản của quốc gia.
- Bên cạnh đó, thông tin trong hành chính nhà nước mang một số đặc trưng sau:
+ Thông tin mang độ tin cậy cao.
+ Thông tin mang tính đầy đủ.
+ Thông tin mang tính chính thức.
+ Mức độ dễ tiếp cận của thông tin.
2.Chu trình quản lý thông tin trong quản lý hành chính nhà nước:
- Xác định nhu cầu của thông tin :
+ Là yếu tố cần thiết lập kế hoạch một cách hợp lý nên rà soát lại các công thông tin.
- Bào đảm tính sắn có của thông tin cần thiết, cần phải trả lời những câu hỏi :
+ Thông tin cần thiết đã có sẵn hay chưa.
+ Nếu đã có thì có thể truy cập ở đâu và bằng cách nào.
+ Nếu chưa có thì có thể tạo ra thông tin đó được không và ai là người tạo ra nó.
- Thu nhận và quản lý thông tin:
+ Thông tin yêu cầu cần được xác định rõ ràng.
+ Trách nhiệm quản lý cần được xác định và phân công rõ ràng.
+ Phương tiện nào và công cụ thiết bị nào được sử dụng trong từng trường hợp
+ Cần phải phân tích chi phí – lợi ích.
+ Việc truy cập thông tin đã được thu thập cần phải được quy định cẩn thận.
- Xếp thông tin:
+ Thường xuyên xem xét lại các thông tin đã được thu thập được, đối chiếu với cấu trúc, chức năng , nhiệm vụ của cơ quan.
+ Thông tin cần được sắp xếp ở những vị trí xác định phù hợp với các chiến lược sắp xếp của nhà nước.
Câu 5 : Trách nhiệm của nhà quản lý đối với vấn đề quản lý thông tin:
- Các nhà quản lý thông tin ngày càng nhận ra rằng thông tin chính là một trong những tài sản quý giá và đắt tiền của nhà nước, từ đó họ có ý thức được sự cần thiết phải chú ý nhiều hơn nữa cho việc tổ chức và quản lý thông tin trong tương lai.
- Hiểu được các khái niệm và lợi ích của nhà quản lý:
+ Nhà quản lý cấn đặt ra câu hỏi và tự tìm cách giải đáp chúng như quản lý thông tin như thế nào để có thể cải tiến việc phục vụ công chúng, giảm chi phí tối đa các đầu tư vào công nghiệp.
+ Nắm được chi phí và giá trị liên quan của thông tin như là một trong những yếu tố cơ bản tạo ra các quyết định quản lý hỗ trợ các mục tiêu hoạt động.
+ Biết cách xác định những mục tiêu cụ thể , cần thường xuyên đưa ra các câu hỏi như: thông tin nào là cần thiết có thể đáp ứng các mục tiêu hoạt động, thông tin đó đã có những tư liệu hiện có hay chưa, trong quy trình hoạt động có kiểm tra trước tiên xem thông tin đó đã có sẵn trong nội bộ hay từ bên ngoài. Phải chi phí bao nhiêu để tạo ra, để thu thập, lưu trữ , phổ biến và sử dụng thông tin.
- Hiểu rõ vai trò trách nhiệm của nhà quản lý đối với việc quản lý thông tin, tự việc lập kế hoạch, đến việc sử dụng chia sẻ bảo quản và giữ gìn thông tin.
+ Hiểu rõ tầm quan trọng nắm vững các yêu cầu chiến lược của quản lý thông tin.
+ Xác định được chính xác, đầy đủ đâu là thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý.
+ Cụ thể phải thường xuyên đặt ra các câu hỏi như:
+ - Đã kiểm tra sự thích hợp , tính chính xác và tính kịp thời của thông tin được sử dụng trong phạm vi của mình chưa.
+ - Có đảm bào rằng thông tin thích hợp có thể được truy cập tới dễ dàng đối với công chức cũng như công chúng.
+ - Vấn đề lưu trữ cũng như vấn đề hủy bỏ thông tin như thế nào.
+ - Có tìm kiếm các cơ hội để thu lại các chi phí thu thập và xử lý thông tin qua việc bán hoặc cấp giấy phép khai thác thông tin một cách hợp lý.
- Phải biết cách đưa ra các quyết định chiến lược để đáp ứng các nhu cầu hoạt động của quản lý
+ Cách tiếp cận cơ bản để nhận ra nhu cầu của thông tin.
+ Cách tiếp cận cơ bản trong việc xây dựng một kế hoạch chiến lược đối với nhà quản lý thông tin.
+ Cách kết hợp việc lập kế hoạch thông tin chiến lược với việc lập kế hoạch chương trình.
+ Cách thức và phương pháp nhằm lợi dụng các hệ thống chung và kinh nghiệm của các tổ chức khác trong việc triển khai các hệ thống.
- Hiểu được vai trò quản lý thông tin và chuyển giao công nghệ.
+ Nên đặt ra và trả lời câu hỏi:
+ - Chuyên gia cao cấp về công nghệ thông tin nên được sắp xếp vào vị trí nào.
+ - Khi nào một nhà quản lý chương trình nên thào luận hoặc đòi hỏi các chuyên gia quản lý thông tin tham gia vào một vấn đề hoạt động.
+ - Liệu tổ chức của bạn có tuân thủ triệt để các tiêu chuẩn, các kế hoạch đã xây dựng cho sự thay đổi công nghệ.và có tổ chức đào tạo nhân viên của mình không.
+ - Liệu tổ chức của bạn có cung cấp đầy đủ thông tin, các công cụ, các quy trình cho cá nhân riêng lẻ và các nhóm làm việc một cách riêng rẽ hay tập thể không.
- Các chuyên gia quản lý thông tin trong quản lý hành chính nhà nước cần phải biết:
+ Làm thế nào đề xây dựng một tổ chức quản lý thông tin và quản lý các chuyên gia công nghệ.
+ Làm thế nào để cung cấp cho các nhà quản lý các phương án khả thi và lời khuyên về việc đầu tư các hệ thống và công nghệ.
+ Làm thế nào để quản lý các dự án và các hợp đồng về quản lý thông tin.
Câu 6: Trình bầy hiểu biết của anh ( chị ) về vấn đề tổ chức thông tin trong hệ thống quản lý nhà nước:
- Xét một cách tổng thể của hoạt động quản lý nhà nước, hệ thống thông tin phục vụ quản lý hành chính nhà nước được thể hiện ở 3 tuyến chính.
+ Tuyến tổng thể : quản lý nhà nước trên phạm vi quốc gia.
+ Tuyến theo lĩnh vực: quản lý nhà nước theo nghành.
+ Tuyến theo lãnh thổ : quản lý nhà nước theo địa phương.
- Yêu cầu :
+ Hệ thống thông tin phục vụ quản lý nhà nước phải đảm bảo tính hệ thống thông suất từ trung ương tới cơ sở.
+ Đảm bảo tính chuyên sâu của từng lĩnh vực quản lý cũng như của từng cấp quản lý cụ thể.
- Hệ thống thông tin toàn quốc bao gồm từ chính phủ đến các địa phương, bộ nghành.
+ Chức năng : đảm bảo mối quan hệ và liên lạc về thông tin thông suốt, thống nhất đồng bộ trên cả nước.
+ Vai trò :
+ - Là ngân hàng dữ liệu về pháp luật, văn bản quy phạm của nhà nước.
+ - Là trung tâm của quản lý.
+ - Cung cấp và đáp ứng mọi nhu cầu về thông tin, tạo cơ sở chặt chẽ, nghiêm túc cho việc ban hành những quy định pháp lý mang tính khoa học.
+ Nhiệm vụ: Truyền nhận thông tin.
+ - Truyền thông tin chỉ đạo.
+ - Truyền thông tin báo cáo.
- Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý của các địa phương.
+ Chức năng:
+ - Phục vụ nhu cầu quản lý địa phương.
+ - Tham gia trực tiếp vào quá trình quản lý nhà nước.
+ Yêu cầu:
+ - Đảm bảo tính thống nhất, tập trung của nhà nước từ trung ương tới địa phương.
+ - Phải biết kết hợp, phát huy tính năng động sáng tạo bên cạnh tính tự chủ, truyền thống của từng địa phương trong khuân khổ pháp luật nhà nước quy định.
+ Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý của các địa phương gồm :
+ - Các trung tâm thông tin thuộc tỉnh, thành phố.
+ - Các thành phần trong hệ thống nằm ở các quận, huyện, thị xã
- Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý nhà nước của các bộ, nghành:
+ Chức năng: Phục vụ nhu cầu quản lý nhà nước ở mỗi bộ nghành.
+ Yêu cầu:
+ - Đảm bảo mối liên lạc thông tin hai chiều trọng phạm vi của bộ, nghành.
+ - Đảm bảo thực hiện những hoạt động trao đổi thông tin với các trung tâm thông tin thuộc hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý theo quy định của nhà nước.
+ Bao gồm:
+ - Các trung tâm thông tin trực thuộc hoặc nằm cạnh văn phòng bộ, nghành.
+ - Các thành phần trong hệ thống gồm các hệ thống làm ở cơ sở .

Câu 8: Một số hệ thống thông tin ứng dụng ở việt nam.Liên hệ thực tế:
1.Hệ thống phầm mềm quản lý công văn :
- Tính năng chung:
+ Quản lý hệ thống công văn đi – đến trong hoạt động hàng ngày của cơ quan.
+ Theo dõi quá trình xử lý, giải quyết công văn,do các đơn vị chức năng các cá nhân thực hiện.
+ Cung cấp khả năng khai thác,tìm kiếm công văn theo các tiêu chí ( tên loại,thời gian, vấn đề, đơn vị gửi/nhận) hoặc theo nội dung trong trích yếu.
+ Cung cấp các báo cáo thống kê,tổng hợp tình hình giải quyết công việc thông qua hệ thống công văn đi – đến.
- Quy mô của hệ thống:
+ Mạng nội bộ trong cơ quan, cho phép tất cả các đơn vị chức năng tham gia sử dụng , phân quyền sử dụng theo chức năng.
+ - Quyền cấp nhật dữ liệu ( đơn vị chức năng).
+ - Quyền xử lý và giải quyết theo chức năng ( đơn vị chức năng).
+ - Quyền khai thác, tìm kiếm ( tất cả mọi người).
+ - Quyền bảo mật ( lãnh đạo).
+ - Quyền theo dõi, xử lý báo cáo tổng hợp ( lãnh đạo).
- Chức năng cập nhật dự liệu ban đầu :
+ Bộ phận văn thư / chánh – phó chánh văn phòng ( hoặc phòng hành chính).
+ Chức năng cập nhật dữ liệu bổ sung, kết quả xử lý, giải quyết, chao đổi, chia sẻ, thông tin trong quá trình giải quyết.
+ Các đơn vị chức năng.
+ Lãnh đạo cơ quan.
+ Khai thác, sử dụng.
+ Khai thác tìm kiếm công văn đi / đến theo yêu cầu.
+ Theo dõi xử lý/ giải quyết công việc thông qua hệ thống công văn đi – đến theo yêu cầu ( tên loại,thời gian, vấn đề,đơn vị gửi/nhận,tính chất…)
2.Hệ thống trang thông tin điện tử của cơ quan ( Web nội bộ):
- Tính năng chung:
+ Là hệ thống kết nối hoạt đông cơ quan, cung cấp thông tin,là công cụ trao đổi/chia sẻ thông tin trong hoạt động của cơ quan.
+ Cung cấp thông tin chung về cơ quan,các mảng hoạt động cần thông báo, những chủ trương trong từng thời kì ( tầm nhìn,chiến lược,mục tiêu chung của cơ quan trong từng thời kỉ.)
+ Cung cấp thông tin về tình hình hoạt động của cơ quan,hàng tuần/ngày,chỉ đạo, tóm tắt ý kiến của các cuộc họp/hội nghị (tùy theo yêu cầu thông báo,thông tin),kế hoạch hoạt động chung,trách nhiệm thực hiện/hoàn thành công việc của các đơn vị chức năng.
+ Lịch điện tử: lịch họp,lịch làm việc,công tác,tiếp khách...hàng ngày/tuần; trách nhiệm về nội dung, thành phần địa chỉ,yêu cầu đối với các đơn vị/cá nhân tham gia.
+ Nhắc việc : có thể sử dụng một số mục trên trang thông tin để nhắc việc hoặc gây chú ý.
+ Theo dõi quá trình hoạt động theo công việc/hoặc các đơn vị chức năng/hoặc theo các chương trình dự án ( kế hoạch hoạt động,trách nhiệm,kết quả cần phải đạt được,kết quả thực tế, đánh giá.
+ Cung cấp báo cáo định kỳ.
+ Thư điện tử phục vụ trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các đơn vị cá nhân trong cơ quan.
+ Hội nghi điện tử : Tổ chức họp qua mạng cho một số hoạt động đòi hỏi tính thường xuyên trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các nhóm, giữa một số đơn vị chức năng.
- Cập nhật thông tin:
+ Mội loại thông tin đều phải có địa chỉ chịu trách nhiệm về nội dung , độ chính xác và tin cậy. Cá nhân, đơn vị được phân quyền mới cập nhật đưa thông tin vào hệ thống được và phải đảm bảo tính cập nhật thông tin liên tục.
+ Đơn vị chuyên trách chịu trách nhiệm biên tập thông tin ( bảo đảm tính chính xác,cập nhật,chuẩn mực, độ tin cậy).
- Các đơn vị chức năng:
+ Theo trách nhiệm phân công cụ thể và từng loại thông tin đưa vào hệ thống.
- Khai thác và sử dụng:
+ Cho phép người sử dụng có thể truy cập từ bất kì đâu thông qua tên miền,( đăng kí chính thức) hoặc chỉ sử dụng tại các hệ thống mạng của cơ quan.
+ Tất cả các cá nhân được cung cấp tên đăng nhập, mật khẩu tham gia vào hệ thống.
+ Mọi người đều có thư điện tử riêng.
3 Hệ thống phần mềm quản lý chuyên nghành:
- Được xây dựng phục vụ cho các hoạt động mang tính chuyên nghành của cơ quan.Số lượng phần mềm,tính năng, biểu mẫu cung cấp thông tin phục vụ cho các mục tiêu khác nhau ( chuyên nghành, lãnh đạo,nhu cầu sử dụng chung) được thiết kế tùy theo tính năng, tác dụng của từng loại công việc.
- Ví dụ : UBND cấp Huyện có thể xây dựng phần mềm mang tính chuyên nghành.
- Phần mềm quản lý quy trình hồ sơ “ một cửa” phục vụ hoạt động giải quyết thủ tục hành chính “một cửa” do cấp huyện đảm trách.
- Phần mềm quản lý các đối tượng thuộc chức trách : doanh nghiệp, dân cư , công trình ….
4.Hệ thống trang bị phổ biến thông tin:
- Từ các hệ thống thông tin của cơ quan,chọn lọc những nội dung nào cần cung cấp cho nhu cầu sử dụng, khai thác thông tin.
- Thông tin về các chủ trương, chiến lược phát triển của địa phương.
- Thông tin về thủ tục hành chính do cơ quan đảm trách,thông tin hướng dẫn biểu mẫu khai báo , kết quả giải quyết.
- Thông tin giải đáp, giải thích, trả lời các khách hàng về những vấn đề do cơ quan thực hiện,liên quan đến nhu cầu của họ.
Câu 8 : Phân tích tính chất của thông tin trong quản lý.Liên hệ thực tế:
1.Tính định hướng:
- Thông tin luôn phán ánh mối quan hệ giữa nguồn tin và nơi nhân tin.
- Trong quản lý kinh tế - xã hội, đó là mối quan hệ giữa người tạo ra và người sử dụng thông tin.
- Quá trình thông tin luôn được định hướng trong điều kiện có người sử dụng , khái niệm thông tin sẽ mất ý nghĩa.
- Thông tin phản ánh mối quan hệ giữa đối tượng được phản ánh và nơi nhận thông tin phản ánh.
- Từ đối tượng được phản ánh tới chủ thể nhận phản ánh được coi là hướng thông tin, thiếu một trong hai thì thông tin không có hướng và thực tế không còn ý nghĩa của thông tin.
- Thông tin phải có hướng không chung chung.
2.Tính tương đối :
- Thông tin phản ánh một góc, một khía cạnh nào đó của đối tượng nghiên cứu.
- Thông tin phải gắn với một thời điểm cụ thể.
- Tính tương đối là trạng thái không đầy đủ của thông tin có nghĩa là mỗi thông tin nhận được phần lớn chỉ là sự phản ánh tương đối và không đầy đủ về sự vật và hiện tượng thông báo.
3.Tính thời điểm :
- Thế giới luôn vận động,vì thế khi một ngư nhận được thông tin có nghĩa là đã có một thời gian để thông tin đi từ nơi phát đến nơi nhận.
- Những biến đối phụ thuộc vào thời gian thông tin đi từ nơi phát đến nơi nhận , phụ thuộc cụ thể vào hiện tượng sự vật đang được xét.
- Thông tin nhận được thưc ra chỉ là bức tranh trong quá khứ, thông tin chỉ có tính tức thời nên một thông tin báo cáo thường được ghi kèm ngày giờ…
4.Tính cục bộ:
- Mọi thông tin đều gắn với một công đoạn trong quy trình, quá trình điều khiển một hệ thống cụ thể nào đó.
- Như vậy thông tin chỉ có nghĩa thiết thực với chính công đoạn hay giai đoạn của quá trình hay quy trình mà nó phản ánh.
- Khả năng thông tin đó vẫn còn ý nghĩa khi xem xét trong quy trình khác , tuy nhiên khả năng này rất nhỏ.
5.Tính đa dạng:
- Thông tin có rất nhiều nói chung là vô hạn.
- Cách thức để thể hiện thông tin cũng rất phong phú.
- Có ba dạng cơ bản : văn bản, âm thanh, hình ảnh động…
Câu 9 : Phân tích các tiêu chuẩn của thông tin trong quản lý.Liên hệ thực tế:
1.Tiêu chuẩn một : Thông tin phải đúng.
- Thông tin phải chính xác, khách quan.
- Muốn vậy phải có phương pháp thu thập thông tin một cách khoa học, để có thể thu thấp thông tin một cách khoa học cần hội đủ ba yếu tố :
+ Con người được huấn luyện,có hiểu biết,có ý thức làm việc nghiêm túc.
+ Hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc thu thập truyền nhận và lưu trữ thông tin phải đồng bộ phù hợp với yêu cầu thực tế.
+ Phương pháp thu thập và xử lý phải khoa học, thích ứng với khả năng của trang thiết bị và trình độ của người sử dụng.
2.Tiêu chuẩn hai : Thông tin phải đủ.
- Thông tin đủ nghĩa là phản ánh được tất cả các khía cạnh cần thiết.
- Thông tin phải giúp chúng ta tái tạo về một bức tranh , một hình ảnh về đối tượng một cách trung thực.
- Để có thông tin đủ, thì ngay từ đầu phải có định hướng đúng đắn, khách quan về công việc. Mọi công việc phải dựa trên phương pháp luận rõ ràng có khả năng thuyết phục.
3.Tiêu chuẩn 3 :thông tin phải kịp thời.
- Thông tin kịp thời là phải thu thập đúng lúc,phản ánh đúng thức trạng của đối tượng ( theo không gian, thừi gian) để con người kịp phân tích,phán đoán, xử lý ngay nếu thấy cần thiết và có thể.
- Thông tin mất tính kịp thời nhiều khi không giúp gì cho việc ra quyết định mà còn gây phiền toái rắc rối thậm chí còn có tác động tiêu cực
- Thông tin kịp thời còn phụ thuộc vào trình độ khoa học ký thuật,công nghệ cụ thể …
4.Tiêu chuẩn bốn:
- Thông tin phải gắn với quá trình, gắn với diễn tiến của sự việc nghĩa là phải được đặt trong một xâu chuỗi có trình tự hợp lý,giúp cho hoạt động tư duy của con người được rõ ràng,mạch lạc,và như vậy mới nhanh chóng có thể đạt tới những quyết định kịp thời và đúng đắn.
- Nếu xét trong một hệ thống xử lý thông tin thì đây là một tiêu chuẩn tối quan trọng vì công nghệ càng hiện đại thì độ chuẩn xác càng cao do đó tinhd trạt tự và có tổ chức của thông tin luôn là điều kiện đầu tiên và không thể xem nhẹ.
5.Tiêu chuẩn 5 : Thông tin phải dùng được.
- Thông tin phải dùng được nghĩa là phải có nội dung,có giá trị thực sự để có thể đóng góp dù ít dù nhiều cho việc phân tích,thống kê và ra quyết định và giá trị thực sự đó phải có thể nhận thấy và có thể đánh giá được trong các công đoạn cụ thể
- Người ta thường nói tới việc lượng hóa thông tin và các phương pháp hóa tất cả nhằm khai thác khă năng dùng được của thông tin một cách tốt nhất.
- Do lượng thông tin là vô hạn lên việc lọc thông tin là rất quan trọng và phức tạp và mang tính phương pháp luận.
Câu 10: Trình bầy hiểu biết và phân tích vai trò của thông tin trong quản lý nhà nước:
1.Trình bày hiểu biết của thông tin trong quản lý nhà nước.
- Như câu một.
2.Vai trò của thông tin trong quản lý nhà nước;
- Nhận biết tổ chức và môi trường bên ngoài của tổ chức.
- Thay đổi nhận thức hành vi của khách thể chủ thể.
- Cung cấp đự liệu cho việc ban hành kiểm tra và thực hiện quyết định.
- Góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả quản lý.
- Góp phần gợi mở đối với tư duy lãnh đạo thông qua dự báo vấn đề.
Câu 11 : TRình bầy hiểu biết về thông tin trong quản lý. Phân tích các đặc điểm thông tin trong quản lý.cho ví dụ minh họa.
1.Một số hiểu biết về thông tin trong quản lý:
- Thông tin quản lý có thể được hiểu là những tín hiệu, những thông điệp tin tức mới, được thu nhận được hiểu và đánh giá bởi chủ thể quản lý và mục tiêu quản lý, cụ thể là mọi thông tin quản lý đều nhằm phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và nhằm đạt được mục tiêu của quản lý.Ngược lại mọi quyết định đều phải chứa đựng thông tin và sản phẩm của quyết định quản lý cũng chính là thông tin.
- Cho nên cũng có quan niệm bản chất của quá trình quản lý là xử lý thông tin hoặc thông tin vừa là sản phẩm vừa là đối tượng của hoạt động quản lý.
2.Đặc điểm của thông tin trong quản lý:
- Đặc điểm một : Thông tin quản lý khác với tin tức thông thường của các của các phương tiện truyền thông.Thông tin quản lý đòi hỏi người nhận phải hiểu đúng ý nghĩa thông điệp.Bởi vậy thông tin quản lý bên cạnh tính thông điệp còn phải có địa chỉ cụ thể của người gửi và người nhận, phải có tác dụng giúp người nhận ra quyết định quản lý, làm thay đổi trạng thái bất động của hệ thống.
- Đặc điểm hai : Thông tin quản lý là sản phẩm của lao động quản lý, đồng thời là những thông điệp tin tức có lợi cho hệ thống quản lý,( tức là tác dụng cho việc ra quyết định và thực hiện mục tiêu quản lý).Giống như tri thức và nhiều sản phẩm trí tuệ, giá trị thông tin của thông tin quản lý không bị mất đi mà thậm chí còn được tăng lên trong quá trình tiêu dùng, thông tin quản lý rất dễ sao chép và nhân bản,những giá trị kinh tế của thông tin quản lý lại có xu hướng giảm dần theo thời gian.
- Đặc điểm ba: Thông tin quản lý gắn liền với quyền uy, quyền lực lãnh đạo.Trên bình diện xã hội,việc nắm giữ thông tin đại chúng được xem như quyền lực thứ 4, nhiều khi quyền lực của nó còn mạnh hơn những quyền lực cơ bản trong cơ cấu tam quyền phân lập.Trong lĩnh vực kinh tế trong thời đại kinh tế tri thức, những Nghành sử dụng thông tin nhiều để tạo ra những sản phẩm có hàm lượng thông tin cao đều chở thành những nghành có vai trò nagyf càng quan trọng.
+ Một bộ phận quan trọng của thông tin là thông tin phục vụ trong lĩnh vực quản lý nhà nước.Thông tin trong quản lý nhà nước là cơ sở khoa học đảm bảo tính pháp lý,thực hiện đúng đường lối,chính sách,đảm bản tính hiệu quả cho quyết định quản lý nhà nước.